房地产开发商（雅加达）

业务背景

这家公司在大雅加达地区（Jabodetabek）管理着由写字楼和商业店屋组成的物业组合，活跃租户超过 180 家。每个月，财务团队都要为数百个单元处理租金、服务费、停车费和水电等公用事业费用，而且每个单元都根据各自的合同采用不同的计算公式。

原有的人工流程极易出错：金额写错、租户名称写错，或发票发到了错误的邮箱地址，都会引发纠纷，而每次纠纷需要 1-2 周才能解决。

解决方案架构

实施涵盖三个层面的自动化：

• 文档智能：AI 从输入文档（租赁合同、水电表读数、维修采购订单）中提取数据，并根据每位租户的合同条款自动计算应收费用
• 审批流程：超过一定金额门槛的发票，在发送前需要财务经理进行数字化审批。过去要通过邮件或 WhatsApp 手动完成的流程，如今集中在一个数据看板中处理
• 发送与跟踪：发票会在设定日期自动发送到租户的邮箱，并在到期日前 3 天和到期当天自动发送提醒
• 付款对账：款项到账后，系统会将其与未结发票进行匹配，并自动更新状态

运营影响

最明显的变化是发票周期的速度。租户现在在账期结束后 1 天就能收到发票，而不是像以前那样要等到 15 天后。由于租户有更充裕的时间处理付款，平均回款时间提前了 18 天。

在质量方面：差错率从 8-12% 降至 0.5% 以下。剩余的错误大多源于外部来源的输入数据（例如抄错的表计读数），而非系统错误。